② 계약·공사·현장 서류 8

공사 관련 서류 보관 기준과 관리 방법

공사 서류는 ‘있느냐 없느냐’보다 ‘찾을 수 있느냐’가 더 중요합니다.건설업 사무에서 서류는 계속 만들어지지만, 정작 필요할 때 바로 꺼낼 수 없는 경우가 많습니다. 그 결과 기성 청구 지연, 정산 오류, 분쟁 대응 실패까지 이어집니다. 이 글에서는 공사 관련 서류를 왜 체계적으로 보관해야 하는지, 그리고 사무에서 실제로 적용 가능한 서류 보관 기준과 관리 방법을 실무 흐름 기준으로 정리합니다. 1) 공사 서류는 ‘기록’이 아니라 ‘증빙’입니다일반 회사에서는 서류가 참고 자료로 쓰이는 경우가 많습니다. 하지만 건설업에서 공사 서류는 돈과 직결되는 증빙입니다.기성 청구 시 근거 자료정산·잔금 지급의 기준분쟁 발생 시 방어 자료이 관점이 잡히지 않으면 “일단 파일로만 보관”하거나 “나중에 정리하자”는 식의 ..

기성금 청구 구조를 이해하면 일이 줄어든다

기성금 청구는 일이 많아서 힘든 게 아니라, 구조를 몰라서 반복되는 경우가 대부분입니다.건설업 사무에서 “기성”이라는 단어는 익숙하지만, 막상 업무를 하다 보면 매번 헷갈립니다. 이번 달에 청구해도 되는지, 얼마를 청구해야 하는지, 왜 작달이랑 숫자가 안 맞는지 계속 확인하게 됩니다. 이 글에서는 기성금 청구 업무가 왜 복잡해지는지, 그리고 기성금 청구 구조를 이해하면 왜 일이 줄어드는지를 사무 실무 기준으로 정리합니다. 요령이 아니라 구조에 초점을 맞춥니다. 1) 기성금 청구는 ‘공사 진행률’이 아니라 ‘계약 구조’입니다많은 사무직이 기성금을 공사 진행률로만 이해합니다. 하지만 실제 기성금 청구의 기준은 계약서에 정해진 구조입니다.월별 기성인지, 공정별 기성인지금액 기준인지, 수량 기준인지기성 승인 주..

공사대금 청구서 작성 시 주의사항

공사를 잘해도 돈을 못 받는 경우, 원인은 대부분 ‘청구서’에 있습니다.공사대금 청구서는 단순한 요청 문서가 아니라 계약·기성·정산을 하나로 묶는 최종 증빙입니다. 이 문서가 흔들리면 지급 지연, 재청구, 금액 삭감, 분쟁까지 이어집니다. 이 글에서는 공사대금 청구서를 작성할 때 사무에서 반드시 주의해야 할 포인트를 실무 흐름 기준으로 정리합니다. 형식보다 “왜 이 항목이 필요한지”에 초점을 맞췄습니다. 1) 청구서의 기준은 ‘계약서’입니다공사대금 청구서는 사무에서 임의로 만드는 문서가 아닙니다. 모든 기준은 계약서와 내역서에서 출발해야 합니다.계약 금액(부가세 포함/별도)기성·청구 방식(선금, 중도금, 준공금)청구 시점과 지급 조건계약서 기준과 다른 금액·표현이 들어가면, 발주처는 지급을 미루거나 재청..

현장 서류가 사무로 넘어올 때 자주 생기는 문제

현장에서는 분명 서류를 썼다고 하는데, 사무에서는 쓸 수 없는 경우가 반복됩니다.건설업 사무에서 가장 많은 스트레스가 발생하는 지점은 현장 서류가 사무로 넘어오는 순간입니다. 이 단계에서 문제가 생기면 기성 청구, 정산, 분쟁 대응까지 연쇄적으로 흔들립니다. 이 글에서는 현장 서류가 사무로 넘어올 때 실제로 자주 발생하는 문제들을 정리하고, 왜 이런 문제가 반복되는지 구조적 원인을 중심으로 설명합니다. 1) 서류는 있는데 ‘기준’이 맞지 않는 문제현장에서 넘어온 서류를 보면 형식은 갖춰져 있지만, 사무 기준과 맞지 않는 경우가 많습니다.작업일지는 있는데 공사명·기간이 불명확함사진은 있는데 공정 설명이 없음내역은 있는데 계약 기준과 연결되지 않음현장은 “일했다”는 기록을 남기지만, 사무는 “청구·정산이 가..

공사 완료 후 정산 업무 흐름 정리

공사는 끝났는데 일이 끝나지 않는 이유, 대부분 정산 흐름에 문제가 있기 때문입니다.현장에서 준공이 났다고 해서 행정이 끝나는 것은 아닙니다. 오히려 공사 완료 이후부터 정산·청구·회계·노무·보증까지 사무 업무가 한꺼번에 몰립니다.이 단계에서 흐름이 정리돼 있지 않으면 미청구, 미수금, 비용 누락, 분쟁이 동시에 발생합니다. 이 글에서는 공사 완료 후 사무에서 반드시 거쳐야 할 정산 업무 흐름을 실무 기준으로 정리합니다. 1) 준공 확인부터 시작합니다: 정산의 출발점정산 업무의 첫 단계는 공사가 공식적으로 완료됐는지를 확인하는 것입니다. 현장 체감과 행정 기준은 다를 수 있기 때문에, 사무에서는 문서 기준으로 준공을 확인해야 합니다.준공일 확인: 계약서상 준공일과 실제 준공일 일치 여부준공계·검사 결과:..

공사 착공 전 사무에서 준비해야 할 서류 목록

공사 착공은 현장에서 시작되지만, 실제 준비는 사무에서 끝나야 합니다.착공 전 서류 준비가 제대로 되지 않으면 공사는 시작했어도 대금 청구 지연, 보증·보험 공백, 행정 지적 같은 문제가 뒤늦게 발생합니다. 이때 대부분의 책임은 사무로 돌아옵니다. 이 글에서는 공사 착공 전에 사무에서 반드시 준비해야 할 서류를 실무 흐름 기준으로 정리합니다. 체크리스트처럼 활용해도 될 만큼, 실제 현장에서 자주 요구되는 항목 위주로 구성했습니다. 1) 계약 관련 기본 서류: 모든 행정의 출발점착공 전 사무에서 가장 먼저 확인해야 할 것은 계약 서류가 완결됐는지입니다. 계약이 정리되지 않은 상태에서 착공하면 이후 모든 행정이 불안정해집니다.공사 계약서: 계약 당사자, 공사 범위, 금액, 공기 확인내역서·설계서: 계약서에 ..

도급·하도급 계약 시 사무에서 체크할 포인트

도급·하도급 계약은 현장에서 시작되지만, 문제는 항상 사무에서 터집니다.공사 계약 구조가 단순한 도급만으로 끝나는 경우는 드뭅니다. 대부분 하도급이 포함되고, 그 순간부터 사무 업무의 난이도는 급격히 올라갑니다.특히 도급·하도급 계약은 대금 지급, 기성 청구, 세무·노무, 행정 신고까지 모두 연결돼 있어 계약 단계에서 놓친 조항 하나가 나중에 큰 리스크로 돌아옵니다. 이 글에서는 도급·하도급 계약 시 사무에서 반드시 체크해야 할 포인트를 실무 기준으로 정리합니다. 1) 도급인지 하도급인지부터 명확히 구분해야 합니다사무에서 가장 먼저 확인해야 할 것은 이 계약이 도급인지, 하도급인지입니다. 계약 구조가 불명확하면 이후 모든 행정 기준이 흔들립니다.도급: 발주처와 직접 계약, 공사 책임 주체하도급: 원도급..

공사 계약서에서 사무직이 꼭 확인해야 할 조항

공사 계약서는 대표만 보는 문서가 아닙니다. 사무직이 가장 먼저, 가장 꼼꼼히 봐야 하는 문서입니다.현장에서는 “일단 계약부터 하자”는 분위기가 앞서기 쉽지만, 계약서 조항 하나가 이후 기성 청구, 정산, 분쟁, 손실까지 모두 연결됩니다. 그리고 이 연결 고리를 실제로 관리하는 역할이 바로 사무직입니다. 이 글에서는 공사 계약서에서 사무직이 반드시 확인해야 할 핵심 조항을 실무 관점에서 정리합니다. 법률 해석이 아니라, 이후 업무가 어떻게 달라지는지를 기준으로 설명합니다. 1) 공사 범위·내역 관련 조항: ‘무엇을 어디까지 하는지’사무직이 계약서에서 가장 먼저 확인해야 할 부분은 공사 범위입니다. 공사 범위가 모호하면 이후 추가 작업이 발생해도 정산 근거를 만들기 어렵습니다.공사 명칭과 범위: 실제 수행..