공사대금 청구서 작성 시 주의사항

공사를 잘해도 돈을 못 받는 경우, 원인은 대부분 ‘청구서’에 있습니다.

공사대금 청구서는 단순한 요청 문서가 아니라 계약·기성·정산을 하나로 묶는 최종 증빙입니다. 이 문서가 흔들리면 지급 지연, 재청구, 금액 삭감, 분쟁까지 이어집니다.

이 글에서는 공사대금 청구서를 작성할 때 사무에서 반드시 주의해야 할 포인트를 실무 흐름 기준으로 정리합니다. 형식보다 “왜 이 항목이 필요한지”에 초점을 맞췄습니다.

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1) 청구서의 기준은 ‘계약서’입니다

공사대금 청구서는 사무에서 임의로 만드는 문서가 아닙니다. 모든 기준은 계약서와 내역서에서 출발해야 합니다.

• 계약 금액(부가세 포함/별도)
• 기성·청구 방식(선금, 중도금, 준공금)
• 청구 시점과 지급 조건

계약서 기준과 다른 금액·표현이 들어가면, 발주처는 지급을 미루거나 재청구를 요구합니다. 사무에서는 청구서 작성 전 계약 요약본을 먼저 확인하는 습관이 필요합니다.

2) 기성 기준과 청구 금액이 정확히 연결돼야 합니다

공사대금 청구에서 가장 흔한 문제는 기성 기준과 청구 금액이 맞지 않는 경우입니다.

• 기성률은 70%인데 금액은 80%로 청구
• 이전 기성 누계가 반영되지 않음
• 변경분이 청구 금액에 섞여 있음

사무에서는 기성표 → 누계 기성 → 이번 회차 청구 금액이 한 줄로 연결되도록 작성해야 합니다. 이 구조가 맞지 않으면 발주처 검토 단계에서 바로 걸립니다.

3) 변경·추가 공사는 반드시 구분해서 청구합니다

변경·추가 공사를 본 공사 금액에 섞어서 청구하면, 대부분 인정되지 않습니다.

• 변경 계약서 또는 승인 문서 존재 여부
• 원계약과 변경분의 금액 구분
• 변경분 기성 산정 기준

사무에서는 변경·추가 공사를 별도 항목 또는 별도 청구서로 구분하는 것이 안전합니다. 구분만 잘해도 삭감 가능성을 크게 줄일 수 있습니다.

4) 부가세 표기 방식은 계약 조건과 일치해야 합니다

공사대금 청구서에서 부가세 표기 오류는 생각보다 자주 발생합니다.

• 계약은 부가세 별도인데 포함 금액으로 청구
• 부가세 항목이 누락됨
• 기성 금액과 세금계산서 금액 불일치

청구서 금액과 세금계산서 금액이 다르면 지급이 지연될 가능성이 매우 높습니다. 사무에서는 청구서 → 세금계산서 흐름을 항상 함께 검토해야 합니다.

5) 청구 시점과 제출 기한을 놓치지 않아야 합니다

청구서를 아무리 잘 써도 시점을 놓치면 의미가 없습니다.

• 월별 기성 마감일
• 청구서 제출 기한
• 지급 예정일

사무에서는 “이번 달에 청구해야 하는 공사 목록”을 미리 관리해야 합니다. 이 관리가 없으면 미청구가 반복되고, 회수 가능성이 점점 낮아집니다.

6) 첨부 서류가 청구서를 뒷받침해야 합니다

공사대금 청구서는 단독으로 제출되는 문서가 아닙니다. 반드시 근거 서류가 함께 따라야 합니다.

• 기성표
• 작업일지·사진대지
• 검측·검사 관련 자료

첨부 서류가 부실하면 청구 금액 전체가 아니라, 일부만 인정되는 경우도 많습니다. 사무에서는 “이 청구 금액을 설명할 수 있는가”를 기준으로 첨부를 점검해야 합니다.

7) 하도급·외주 정산과의 연계를 고려해야 합니다

원도급 청구와 하도급 정산은 분리된 업무가 아닙니다.

• 원도급 기성 청구 후 하도급 지급 가능 여부
• 하도급 기성 기준과 원도급 기성 기준 차이
• 자금 흐름상 지급 순서

사무에서는 원도급 청구 금액을 기준으로 하도급·외주 지급 계획까지 함께 검토해야 자금 흐름이 꼬이지 않습니다.

8) 청구서 문구·표현도 중요합니다

청구서의 문구와 표현은 단순 형식 문제가 아닙니다.

• 청구 회차(제○차 기성)
• 공사명·현장명 정확성
• 청구 기간 명시 여부

이 기본 정보가 빠지면 발주처 내부 결재 단계에서 되돌아오는 경우가 많습니다. 사무에서는 항상 상대방 기준으로 문서를 점검해야 합니다.

정리: 공사대금 청구서는 ‘돈을 받기 위한 마지막 설계도’입니다

공사대금 청구서는 단순한 행정 문서가 아니라, 공사 전체를 금액으로 정리하는 마지막 단계입니다.

계약 기준, 기성 연결, 변경분 구분, 시점 관리만 제대로 해도 지급 지연과 삭감을 상당 부분 줄일 수 있습니다.

다음 청구서를 작성할 때는 “이 문서 하나로 상대방이 바로 결재할 수 있는가”를 기준으로 다시 한 번 점검해 보시기 바랍니다.