기성금 청구 구조를 이해하면 일이 줄어든다

기성금 청구는 일이 많아서 힘든 게 아니라, 구조를 몰라서 반복되는 경우가 대부분입니다.

건설업 사무에서 “기성”이라는 단어는 익숙하지만, 막상 업무를 하다 보면 매번 헷갈립니다. 이번 달에 청구해도 되는지, 얼마를 청구해야 하는지, 왜 작달이랑 숫자가 안 맞는지 계속 확인하게 됩니다.

이 글에서는 기성금 청구 업무가 왜 복잡해지는지, 그리고 기성금 청구 구조를 이해하면 왜 일이 줄어드는지를 사무 실무 기준으로 정리합니다. 요령이 아니라 구조에 초점을 맞춥니다.

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1) 기성금 청구는 ‘공사 진행률’이 아니라 ‘계약 구조’입니다

많은 사무직이 기성금을 공사 진행률로만 이해합니다. 하지만 실제 기성금 청구의 기준은 계약서에 정해진 구조입니다.

• 월별 기성인지, 공정별 기성인지
• 금액 기준인지, 수량 기준인지
• 기성 승인 주체는 누구인지

이 구조를 모르고 공정률만 보고 청구하면, 발주처 기준과 어긋나 재청구가 반복됩니다. 기성금은 현장 개념이 아니라 사무 개념에 가깝습니다.

2) 기성금은 항상 ‘누계’로 관리해야 합니다

기성금 청구가 어려워지는 가장 큰 이유는 누계 개념이 빠지기 때문입니다.

• 이번 달 기성 금액
• 이전까지 청구된 누계 금액
• 이번 청구 후 누계 금액

사무에서는 항상 “이번에 얼마를 청구하느냐”보다 “누계가 어디까지 왔느냐”를 먼저 봐야 합니다. 이 기준이 잡히면 중복 청구와 과다 청구가 자연스럽게 사라집니다.

3) 기성금과 세금계산서는 같은 흐름입니다

기성금 청구와 세금계산서를 따로 생각하면 일이 두 배가 됩니다.

• 기성 승인 → 청구서
• 청구 승인 → 세금계산서
• 계산서 금액 = 청구 금액

이 흐름이 맞지 않으면 지급이 지연되고, 재발행이 발생합니다. 사무에서는 기성금 청구를 시작할 때부터 세금계산서까지 한 번에 연결해서 생각해야 일이 줄어듭니다.

4) 변경·추가 공사는 기성 구조를 망가뜨리는 주범입니다

기성금 청구가 갑자기 어려워지는 시점은 대부분 변경·추가 공사가 발생했을 때입니다.

• 변경 계약 없이 진행된 작업
• 구두로만 승인된 추가 공사
• 본 공사와 섞여 버린 변경분

사무에서는 변경·추가 공사를 기존 기성 구조와 분리해서 관리해야 합니다. 이 구분만 명확해도 기성 정리가 훨씬 쉬워집니다.

5) 기성금 청구는 ‘현장 서류’가 아니라 ‘사무 서류’입니다

현장은 공사를 기준으로 움직이지만, 기성금 청구는 서류를 기준으로 움직입니다.

• 작업일지
• 사진대지
• 검측·검사 자료

이 서류들은 공사를 증명하는 자료이지, 자동으로 기성금이 되는 것은 아닙니다. 사무에서는 이 자료를 기성 기준에 맞게 재구성해야 합니다.

6) 기성금 청구 일정이 고정되면 일이 줄어듭니다

기성금 업무가 바쁜 회사의 공통점은 청구 일정이 고정돼 있지 않다는 점입니다.

• 매월 청구 기준일
• 현장 서류 마감일
• 청구서 제출일

이 세 날짜만 고정돼 있어도 사무 업무의 예측 가능성이 크게 높아집니다. 기성금 청구는 이벤트가 아니라 루틴 업무로 만들어야 합니다.

7) 기성 구조를 이해하면 ‘확인 전화’가 줄어듭니다

기성금 관련 전화와 메신저가 많은 이유는 구조가 공유되지 않았기 때문입니다.

• 이번 달 얼마 청구했는지
• 지금 누계가 얼마인지
• 다음 달 청구 가능 금액

기성 구조가 한 장으로 정리돼 있으면, 이 질문들은 대부분 사라집니다. 사무의 일이 줄어든다는 것은 곧 설명할 일이 줄어든다는 뜻입니다.

정리: 기성금 청구는 기술이 아니라 구조입니다

기성금 청구가 어려운 이유는 사무 능력 부족이 아니라, 구조를 배우지 못했기 때문입니다.

계약 기준, 누계 관리, 변경분 분리, 일정 고정. 이 네 가지만 정리돼도 기성금 청구 업무는 절반 이하로 줄어듭니다.

다음 기성금 청구부터는 “얼마를 청구할까”보다 “지금 구조가 맞는가”를 먼저 점검해 보시기 바랍니다.